알 pdf 서명, 문서 종류별로 방법이 다르다

"알 pdf 서명"으로 검색했다면 결론부터 말하면 두 갈래다. 개인 문서라면 이미지 도장 삽입으로 충분하고, 관공서나 계약서 제출용이라면 별도의 전자서명 절차가 필요하다.

알PDF 서명, 문서 용도에 따라 방법이 갈린다

알PDF에서 서명은 크게 이미지 서명과 전자서명 두 가지로 나뉜다. 어떤 것을 골라야 하는지는 문서를 어디에 제출하느냐에 달려 있다.

개인이 확인 용도로 쓰는 문서라면 이미지 도장이나 손글씨 서명으로 충분하다. 법적 효력이 필요 없는 상황이기 때문이다.

관공서 제출, 계약서, 세금 관련 문서는 이야기가 다르다. 서명자 신원을 증명할 수 있는 전자서명이나 인증서 기반 서명이 요구되는 경우가 많다.

문서 성격 먼저 확인하는 법

서명 전에 문서를 받는 쪽에 물어보는 게 가장 빠르다. 담당자가 이미지 서명도 괜찮다고 하면 복잡한 절차를 거칠 필요가 없다.

반대로 제출처가 정해진 양식과 인증 절차를 요구한다면, 알PDF의 기본 이미지 서명 기능만으로는 반려될 수 있다.

이미지 도장 서명, 개인 문서에서 주의할 점

이미지 도장 서명은 알PDF에서 서명 이미지를 미리 만들어 넣는 방식이다. 배경이 흰색인 도장 이미지는 문서 위에 얹힐 때 어색해 보인다.

도장이나 사인을 촬영한 뒤 배경을 투명하게 처리한 PNG 파일로 준비하는 게 깔끔하다. 흰 배경을 그대로 넣으면 사각형 자국이 남는다.

크기와 위치 맞추기

서명 이미지를 원본 크기 그대로 넣으면 너무 크거나 작게 보이는 경우가 많다. 서명란 크기에 맞춰 가로 3~4cm 정도로 조정하는 게 무난하다.

여러 페이지에 같은 서명을 반복해서 찍어야 한다면 한 번 만든 서명 이미지를 저장해두고 재사용하는 편이 시간을 아낀다.

서명 위치가 페이지마다 다르면 매번 손으로 옮겨야 한다. 양식이 동일한 문서라면 첫 페이지에서 위치를 잡은 뒤 복사하는 방식이 더 빠르다.

공식 제출 문서는 전자서명 방식이 다르다

관공서나 금융기관에 내는 문서는 이미지 서명만으로 인정되지 않는 경우가 흔하다. 서명자 본인임을 증명하는 절차가 따로 필요하다.

이런 문서는 공동인증서나 금융인증서를 연동한 전자서명 기능을 쓰는 게 안전하다. 알PDF에도 인증서 기반 서명 기능이 포함된 버전이 있다.

인증서 서명 전 확인할 것

인증서 서명을 쓰기 전에 제출받는 기관이 어떤 형식을 요구하는지 먼저 확인해야 한다. PDF 자체 서명을 인정하지 않는 곳도 있다.

인증서가 만료됐거나 갱신 중이면 서명 자체가 진행되지 않는다. 서명 전에 유효기간부터 점검하는 게 순서다.

회사 문서라면 개인 인증서가 아니라 법인 인증서를 요구하는 경우도 있다. 담당 부서에 미리 확인하지 않으면 서명을 다시 해야 한다.

스캔한 종이문서에 서명할 때 막히는 지점

종이 문서를 스캔해 이미지로 변환한 PDF는 텍스트가 아니라 그림으로 저장된다. 이 상태에서 서명 이미지를 얹는 것 자체는 문제없다.

다만 스캔 해상도가 낮으면 서명 이미지를 확대했을 때 배경과 어긋나 보인다. 스캔은 200dpi 이상으로 하는 게 결과물을 깔끔하게 만든다.

막혔을 때 확인할 순서

서명 이미지가 안 보이거나 저장이 안 될 때는 파일 용량부터 확인한다. 스캔 이미지가 너무 크면 서명 레이어가 제대로 얹히지 않는다.

서명 후 저장했는데 이미지가 사라졌다면 다른 이름으로 저장을 시도한다. 원본 파일에 덮어쓰기가 막혀 있는 경우 이 방법으로 해결되기도 한다.

PDF가 읽기 전용으로 잠겨 있으면 서명 도구 자체가 비활성화된다. 이 경우 원본 발급처에 잠금 해제된 파일을 다시 요청해야 한다.

여러 사람이 서명해야 하는 문서 처리법

계약서처럼 두 명 이상이 서명해야 하는 문서는 순서를 정해두지 않으면 파일이 꼬인다. 누가 먼저 서명할지부터 정하는 게 먼저다.

한 사람이 서명한 뒤 다른 사람에게 파일을 넘기는 방식이라면 서명 위치가 겹치지 않도록 각자 영역을 미리 나눠두는 게 안전하다.

서명 순서 정하는 체크리스트

• 1) 서명란별 담당자를 문서 여백에 미리 표시한다
• 2) 첫 서명자가 서명 후 파일명에 이름이나 날짜를 붙여 저장한다
• 3) 다음 서명자에게 전달하기 전 서명이 제대로 보이는지 확인한다
• 4) 마지막 서명자가 서명 후 전체 페이지를 다시 열어 누락을 확인한다

서명 순서를 지키지 않으면 나중에 누가 언제 서명했는지 확인하기 어려워진다. 계약서라면 이 부분이 분쟁의 원인이 되기도 한다.

인원이 많은 문서는 이미지 서명 대신 전자서명 플랫폼을 쓰는 게 관리하기 편하다. 서명 이력이 자동으로 기록되기 때문이다.

서명 후 편집 잠금과 위변조 방지

서명을 마친 문서를 그대로 두면 누구나 다시 열어 내용을 고칠 수 있다. 서명 후에는 편집을 막는 절차를 함께 거치는 게 안전하다.

알PDF에는 문서를 읽기 전용으로 저장하거나 비밀번호를 거는 기능이 있다. 서명이 끝난 파일은 이 설정을 켜두는 게 좋다.

잠금 설정 시 주의점

비밀번호를 걸 때 서명자 본인도 나중에 그 비밀번호를 잊어버리는 경우가 있다. 별도의 메모나 비밀번호 관리 도구에 기록해두는 게 낫다.

편집 잠금을 걸었다고 위조가 완전히 불가능한 건 아니다. 법적 효력이 중요한 문서라면 잠금 기능보다 인증서 기반 전자서명 쪽이 확실하다.

제출 후 상대방이 파일을 다시 열어 수정 여부를 확인하는 뷰어를 쓰는 기관도 있다. 이런 경우 잠금 설정 여부를 미리 물어보는 게 안전하다.

자주 묻는 질문